De flesta verksamheter har i dag koll på att personuppgifter kräver samtycke och säker hantering. Den punkt som oftast glöms bort är den sista i uppgifternas livscykel: gallringen. GDPR kräver inte bara att uppgifter skyddas — de ska också raderas när de inte längre behövs. Och en rutin som bygger på att någon kommer ihåg att städa en databas är ingen rutin, det är en förhoppning.
Olika uppgifter, olika klockor
Det som gör gallring svårt att sköta för hand är att olika uppgifter har olika livslängd. Kontaktuppgifter från en förfrågan har inget berättigande kvar efter en tid, medan underlag som ingår i bokföringen tvärtom måste sparas i sju år enligt bokföringslagen. Samma system kan alltså behöva radera vissa uppgifter efter månader och vara förbjudet att röra andra på flera år. Den avvägningen ska göras en gång — när systemet designas — inte varje gång någon städar.
Så ser automatisk gallring ut i praktiken
I våra egna system, som bokningsplattformen Eventprime, är gallringen ett schemalagt jobb som går varje natt:
- Tidsregler per uppgiftstyp — varje sorts uppgift har en definierad lagringstid med ett dokumenterat skäl
- Bokföringsunderlag undantas — det som lagen kräver sparas, sparas; resten försvinner
- Radering, inte bara dolt — gallrade uppgifter tas bort ur databasen, inte bara ur gränssnittet
- Loggning av körningen — det går att visa att gallringen faktiskt sker, vilket är halva poängen vid en granskning
Varför detta är ett argument för egna system
I ett standardsystem är ni hänvisade till leverantörens gallringsfunktioner — om de finns. I ett eget system är lagringstiderna en del av kravbilden och byggs in från början, anpassade efter just er verksamhet och er bransch. Det gör också personuppgiftsbiträdesavtal och registerförteckningar enklare att hålla ärliga: det som står i dokumenten är det systemet faktiskt gör.
Osäker på hur er datahantering står sig? En genomgång av vilka uppgifter ni lagrar, varför och hur länge är en av de mest prisvärda försäkringar som finns — och ett naturligt första steg i varje systemprojekt vi tar oss an.