Gör en lista över allt i er verksamhet som sker med orden "varje" framför: varje vecka påminna, varje månad sammanställa, varje kvartal följa upp. Varje punkt på den listan är en kandidat för automatisering — och varje punkt som automatiseras är en sak mindre som hänger på att en människa kommer ihåg den.
Vad ett schemalagt jobb är
Tekniken kallas ofta cron-jobb: systemet väcks vid bestämda tidpunkter och utför sina uppgifter — utan att någon är inloggad. I våra system sköter schemalagda jobb bland annat:
- Påminnelser — i MeterFlow går pushnotiser ut automatiskt när det är dags att rapportera mätarställningen
- Rapporter — periodens sammanställning skapas färdig i stället för att byggas för hand
- Uppföljning — bokningar och ärenden som blivit liggande flaggas innan de blir problem
- Städning — utgångna uppgifter gallras enligt reglerna, natt efter natt
Bra automatik är byggd för att saker går fel
Skillnaden mellan automatik som avlastar och automatik som skrämmer ligger i felhanteringen. Ett nattligt jobb måste tåla verkligheten: servern som startar om, mejlet som studsar, körningen som råkar starta två gånger. Därför bygger vi alla schemalagda jobb efter samma principer:
- Omkörning ska vara ofarlig — körs jobbet två gånger får ingen två påminnelser och ingen faktura skapas dubbelt
- Ett fel stoppar inte allt — en post som inte går att hantera hoppas över och rapporteras, resten fortsätter
- Allt loggas — det ska gå att se i efterhand vad som kördes, när och med vilket resultat
- Utebliven körning larmar — tystnad är inte samma sak som att allt är bra
Börja med det som gör mest ont
Automatisera inte allt på en gång. Ta det moment som i dag kostar mest tid eller oftast blir fel — vanligen påminnelserna — och låt systemet ta över just det. När förtroendet för automatiken är etablerat växer listan av sig själv. Det är så våra egna produkter har vuxit fram, och det är samma väg vi rekommenderar våra kunder: en pålitlig automatisering i taget.